Augen auf bei Ausschlussfristen – auch im Zusammenhang mit laufenden Arbeitsgerichtsprozessen

Bei zweistufigen Ausschlussfristen wirkt die Einhaltung der zweiten Stufe (gerichtliche Geltendmachung) nicht fort, wenn die Klage als unzulässig abgewiesen wird und gegen dieses Urteil keine Berufung eingelegt wird oder nicht zumindest zeitnah eine erneute (zulässige) Klage erhoben wird, die geeignet ist, eine materielle Klärung der Anspruchsberechtigung herbeizuführen. Dies hat das Landesarbeitsgericht Baden-Württemberg mit Urteil vom 28.01.2026 – 4 Sa 41/25 – entschieden.

Sachverhalt

Die Parteien streiten über die Rückzahlung überzahlten Arbeitsentgelts. Der Beklagte war bei der Klägerin seit 1. Juli 2019 als Projektleiter beschäftigt. Grundlage des Arbeitsverhältnisses war ein schriftlicher Arbeitsvertrag vom 26. Juni 2019, in welchem folgende Ausschlussfristenvereinbarung getroffen wurde:

»§ 13 Verfall-/Ausschlussfristen

1. Die Vertragschließenden müssen Ansprüche aus dem Anstellungsverhältnis und solche die damit in Verbindung stehen innerhalb von drei Monaten nach ihrer Fälligkeit in Textform geltend machen. Ansprüche, die nicht innerhalb dieser Frist geltend gemacht werden, sind verfallen. Im Falle der Ablehnung durch die Gegenseite sind Ansprüche innerhalb von drei Monaten einzuklagen, andernfalls erlöschen sie.

2. Der Ausschluss nach Ziffer 1 gilt nicht, soweit ein Anspruch aus der Haftung wegen Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruht oder den gesetzlichen Mindestlohn betrifft.«

Die Klägerin kündigte dieses Arbeitsverhältnis mit Schreiben vom 19. Januar 2023 außerordentlich und fristlos, hilfsweise ordentlich zum 28. Februar 2023.

Ungeachtet dieser Kündigung brachte die Klägerin an den Beklagten noch das volle Entgelt für den Monat Januar 2023 i.H.v. 6.200,00 Euro brutto zur Auszahlung, zuzüglich eines Arbeitgeberzuschusses zur (privaten) Krankenversicherung i.H.v. 403,99 Euro und eines Arbeitgeberzuschusses zur Pflegeversicherung i.H.v. 34,45 Euro. Diese Auszahlung beruhte auf dem Umstand, dass die Klägerin die Entgeltabrechnungen extern von ihrem Steuerberater erledigen lässt, an welchen die Abrechnungsdaten bereits Mitte Januar 2023, also noch vor Ausspruch der Kündigung, übersandt wurden. Die Klägerin erhielt die Lohnjournale vom Rechenzentrum am 23. Januar 2023 zurück.

Der Beklagte (vormaliger Kläger) erhob gegen die Klägerin (vormalige Beklagte) am 7. Februar 2023 eine Kündigungsschutzklage, die beim Arbeitsgericht Stuttgart unter dem Az. 18 Ca 651/23 geführt wurde. In diesem Rechtsstreit erhob die Klägerin (damalige Beklagte) am 30. März 2023 eine Widerklage, mit welcher sie ursprünglich die Rückzahlung einer Überzahlung für den Zeitraum 20. Januar bis 31. Januar 2023 i.H.v. 2.400,00 Euro geltend machte. Zuletzt begehrte die Klägerin in diesem Verfahren einen (Netto-)Betrag i.H.v. insg. 4.819,22 Euro, der sich aus unterschiedlichen behaupteten Bruttoüberzahlungen (u.a. die Überzahlung für den Zeitraum 20. Januar bis 31. Januar 2023) ergeben sollte.

Das Arbeitsgericht stellte mit Urteil vom 29. August 2023 fest, dass das Arbeitsverhältnis nicht durch die außerordentliche Kündigung vom 19. Januar 2023 zum 19. Januar 2023, sondern erst durch die hilfsweise ordentliche Kündigung zum 28. Februar 2023 aufgelöst wurde. Die Widerklage wurde mangels Bestimmtheit als unzulässig abgewiesen.

Die Klägerin legte gegen dieses Urteil nur teilweise Berufung ein, soweit sie gegen die Kündigungsschutzklage (teilweise) unterlegen ist. Die Abweisung der Widerklage erwuchs in Rechtskraft.

Das Landesarbeitsgericht änderte mit Urteil vom 21. November 2024 (3 Sa 63/23) das arbeitsgerichtliche Urteil ab und wies die Klage im vollen Umfang ab. Das Arbeitsverhältnis des Beklagten endete demnach zum 19. Januar 2023.

Nachdem das Ende des Arbeitsverhältnisses zum 19. Januar 2023 durch dieses Urteil des Landesarbeitsgerichts rechtskräftig feststand, erhob die Klägerin erneut (die nunmehr streitgegenständliche) Klage auf Rückzahlung des überzahlten Entgelts für den Zeitraum 20. Januar bis 31. Januar 2023.

Die Klägerin meinte, der Beklagte sei zur Rückzahlung des überzahlten Entgelts verpflichtet aus dem Gesichtspunkt der ungerechtfertigten Bereicherung.

Das Arbeitsgericht hat die Klage abgewiesen. Das Landesarbeitsgericht hat die Berufung zurückgewiesen, allerdings die Revision zum Bundesarbeitsgericht zugelassen.

Entscheidungsgründe

Der Klägerin stehe kein Anspruch (mehr) zu auf Rückzahlung des für den Zeitraum 20. Januar bis 31. Januar 2023 überzahlten Entgelts. Ursprünglich habe ein solcher Rückzahlungsanspruch aus § 812 Abs. 1 BGB bestanden. Der Beklagte habe nämlich für den streitigen Zeitraum Entgeltleistungen ohne Rechtsgrund erlangt. Das Arbeitsverhältnis endete nämlich bereits zum 19. Januar 2023. Das steht durch das rechtskräftige Urteil des Landesarbeitsgerichts Baden-Württemberg vom 21. November 2024 (3 Sa 63/23) fest.

Entgegen der Auffassung des Beklagten und des Arbeitsgerichts scheitere der Anspruch der Klägerin aber nicht an § 814 BGB. Nach § 814 Fall 1 BGB kann das zum Zwecke der Erfüllung einer Verbindlichkeit Geleistete nicht zurückgefordert werden, wenn der Leistende gewusst hat, dass er zur Leistung nicht verpflichtet war. Erforderlich ist die positive Kenntnis der Rechtslage im Zeitpunkt der Leistung. Zur Kenntnis der Nichtschuld genügt es nicht, dass dem Leistenden die Tatsachen bekannt sind, aus denen sich das Fehlen einer rechtlichen Verpflichtung ergibt; der Leistende muss vielmehr aus diesen Tatsachen nach der maßgeblichen Parallelwertung in der Laiensphäre auch eine im Ergebnis zutreffende rechtliche Schlussfolgerung gezogen haben (BGH 20. März 2025 – IX ZR 141/23 –; BAG 18. September 2024 – 10 AZR 162/23 –; BAG 13. Oktober 2010 – 5 AZR 648/09 –).

Bei § 814 BGB handelt es sich jedoch um eine gesetzliche Ausprägung des Grundsatzes von Treu und Glauben (§ 242 BGB) in der Form des Verbots des widersprüchlichen Verhaltens. Gäbe es § 814 BGB nicht, würde der Tatbestand dieser Norm in § 242 BGB aufgehen (LSG Nordrhein-Westfalen 5. Dezember 2024 – L 16 KR 140/23 KH –). Die auf dem Gedanken der Unzulässigkeit widersprüchlichen Verhaltens beruhende Norm will den Leistenden benachteiligen, während der Empfänger darauf vertrauen darf, eine bewusst zur Erfüllung einer nicht bestehenden Verbindlichkeit erbrachte Leistung behalten zu dürfen (BGH 11. Dezember 2008 – IX ZR 195/07 –). Bloß versehentliche Leistungen begründen aber noch kein widersprüchliches Verhalten und sind deshalb in teleologischer Reduktion vom Anwendungsbereich des § 814 BGB ausgenommen (MüKo-BGB/Schwab 9. Aufl. § 814 Rn. 8; NK-BGB/von Sachsen Gessaphe 4. Aufl. § 814 Rn. 8).

Diese Voraussetzungen lägen auf Seiten der Klägerin nicht vor, da sie in diesem Zeitpunkt die wesentlichen Handlungen für die Entgeltzahlungen bereits „aus der Hand“ gegeben hatte. Es musste dem Beklagten, der die Abläufe bei der Klägerin kennt, klar gewesen sein, dass die Klägerin ihm freiwillig nicht mehr hat zukommen lassen wollen, als ihm zustand. Angesichts der prozessualen Vorgeschichte zwischen den Parteien ist dies im besonderen Maße offensichtlich.

Der Anspruch der Klägerin sei jedoch mittlerweile gemäß § 13 Nr. 1 des Arbeitsvertrages verfallen.

Ausschlussfristen (auch vertragliche) haben eine rechtsvernichtende Wirkung und sind deshalb von Amts wegen zu berücksichtigen (BAG 25. Mai 2025 – 5 AZR 572/04 –). Es ist deshalb unerheblich, dass sich der Beklagte nicht auf Ausschlussfristen berufen hat.

§ 13 Nr. 1 des Arbeitsvertrags enthält eine sogenannte doppelte Ausschlussfrist. Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis sind innerhalb von drei Monaten nach Fälligkeit in Textform geltend zu machen und im Falle der Ablehnung innerhalb von drei Monaten einzuklagen, anderenfalls erlöschen sie. Die Klägerin hat diese Voraussetzungen nicht erfüllt.

Die Klägerin habe die erste Stufe der Ausschlussfristen noch eingehalten, allerdings die zweite Stufe der Ausschlussfrist nicht gewahrt. Ursprünglich habe die Klägerin die zweite Stufe der Ausschlussfristen durch die Widerklage vom 30. März 2023 im Verfahren 18 Ca 651/23 eingehalten. Diese Klage wurde jedoch mit Urteil des Arbeitsgerichts vom 29. August 2023 (als unzulässig) abgewiesen. Die Klägerin hat diese abgewiesene Widerklage sodann ausweislich der ausdrücklichen Ausführungen im Schriftsatz vom 12. Dezember 2023 nicht zum Gegenstand der Berufung in der Sache 3 Sa 63/23 gemacht. Die Abweisung der Widerklage wurde somit rechtskräftig.

Eine erneute gerichtliche Geltendmachung erfolgte erst mit der vorliegenden Klage am 17. Januar 2025. Zwischen der Rechtskraft des klageabweisenden Urteils und der erneuten Rechtshängigkeit liegen somit mehr als 13 Monate, zwischen Anspruchsablehnung durch den Beklagten und erneuter Klageerhebung sogar fast zwei Jahre. Diese erneute Klageerhebung war somit nicht geeignet, die Dreimonatsfrist auf der zweiten Stufe zu wahren.

Die zweite Stufe sei auch nicht durch die Wahrung der Dreimonatsfrist bei der ersten Klageerhebung gewahrt geblieben. Ausschlussfristen – auch die im vorliegenden Fall – dienten der Rechtssicherheit und der Rechtsklarheit. Der Anspruchssteller soll durch diese angehalten werden, die Begründetheit und Erfolgsaussichten seiner Ansprüche zu prüfen. Der Anspruchsgegner soll sich auf die aus Sicht des Anspruchstellers noch offene Forderung rechtzeitig einstellen, Beweise sichern und ggf. Rücklagen bilden können. Zudem soll er vor der Verfolgung von Ansprüchen, mit deren Geltendmachung er nicht rechnet und auch nicht rechnen muss, geschützt werden (BAG 3. Dezember 2019 – 9 AZR 44/19 –; BAG 15. Dezember 2016 – 6 AZR 578/15 –; BAG 11. Juli 1990 – 5 AZR 609/89 –).

Zwar habe die Abweisung der Widerklage mit Urteil des Arbeitsgerichts vom 29. August 2023 einer erneuten Klageerhebung nicht entgegengestanden. Denn die Widerklage wurde nur als unzulässig abgewiesen. Eine materielle Prüfung des Anspruchs, die über die zweite Stufe der Ausschlussfrist zeitnah hätte bewirkt werden sollen, habe aber noch gar nicht stattgefunden. Mit der Beendigung des ursprünglichen Rechtsstreits ohne jegliche Prüfung der Erfolgsaussichten sei das mit der zweiten Stufe der Ausschlussfrist verfolgte Ziel demnach völlig verfehlt worden.

Es könne schließlich dahinstehen, ob zum Zwecke der Zielerreichung der Ausschlussfrist die Abweisung der Widerklage mittels Berufung hätte angegriffen werden müssen oder ob es ausgereicht hätte, zeitnah erneut Klage zu erheben, um eine materielle Prüfung zu ermöglichen. Jedenfalls sei das 13-monatige Zuwarten zwischen der Rechtskraft des ersten Urteils und der erneuten Klageerhebung zu lange, um die zweite Stufe der Ausschlussfrist zu wahren. Nach einer solch langen Zeit habe der Beklagte nicht mehr damit rechnen müssen, dass die Klägerin ihr Begehr doch noch einer materiellen Prüfung unterziehen will.

Hinweis für die Praxis

Ausschlussfristen – egal ob aufgrund Tarifvertrages oder Einzelarbeitsvertrages anwendbar – sind sowohl im laufenden Arbeitsverhältnis als auch insbesondere im Zusammenhang mit der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses unbedingt zu beachten. Dies gilt insbesondere auch dann, wenn es sich um eine sogenannte »zweistufige Ausschlussfrist« handelt, also Ansprüche auf zweiter Stufe gerichtlich geltend gemacht werden müssen.

Wie der Sachverhalt der vorliegenden Entscheidung zeigt, ist dies auch bei arbeitsgerichtlich anhängigen Kündigungsschutzauseinandersetzungen unbedingt zu beachten, weil das Weiterführen eines solchen Prozesses hinsichtlich des Bestandsschutzes in der Rechtsmittelinstanz nicht automatisch eine gerichtliche Geltendmachung von Zahlungsansprüchen umfasst.

Da Ausschlussfristen – auch Verfallfristen genannt – ohne Einrede der Gegenseite vom Gericht von Amts wegen zu berücksichtigen sind, führt die Nichteinhaltung dieser Fristen zwingend zum Anspruchsverlust.