Keine Eintragung in das Handelsregister bei fehlerhafter Ladung

Ein wirksamer Gesellschafterbeschlusses setzt voraus, dass alle Gesellschafter ordnungsgemäß zur Gesellschafterversammlung geladen worden sind. Fehlt ein Gesellschafter in der Versammlung (keine Vollversammlung), muss dessen ordnungsgemäße Ladung nachgewiesen werden. Die bloße Erklärung im Gesellschafterbeschluss, dass alle Gesellschafter ordnungsgemäß geladen worden seien, genügt nicht. Dies ergibt sich aus einem Beschluss des Kammergerichts (KG) Berlin.

Sachverhalt

Der Entscheidung des KG Berlin lag der folgende Sachverhalt zugrunde: In Folge des Tods der Geschäftsführerin einer Unternehmergesellschaft (UG) rief einer der insgesamt zwei Gesellschafter eine Gesellschafterversammlung ein. Zu der Versammlung erschien nur er selbst, die Mitgesellschafterin nicht. In dem Beschluss stellte der erschienene Gesellschafter die ordnungsgemäße Einberufung fest und bestellte zwei neue Geschäftsführer. Das Registergericht lehnte die Eintragung mit der Begründung ab, dass die ordnungsgemäße Ladung der zweiten nichtanwesenden Gesellschafterin nachzuweisen sei.

Die Entscheidung des KG Berlin vom 18.02.2025 – 22 W 4/25

Die hiergegen gerichtete Beschwerde hatte keinen Erfolg. Denn für die Eintragung eines neuen Geschäftsführers bedarf es eines wirksamen Gesellschafterbeschlusses. Sofern keine Vollversammlung gegeben ist, d. h. alle Gesellschafter anwesend sind, müssen alle Gesellschafter zumindest ordnungsgemäß geladen worden sein. Nach Ansicht des KG fehlte es an einer solchen ordnungsgemäßen Ladung. Ohne diese ist der Beschluss nichtig. Nach Ansicht des Gerichts genüge die bloße Angabe im Beschluss, dass die nicht erschienene Mitgesellschafterin ordnungsgemäß geladen worden seien, nicht. Vielmehr sei ein ausreichender Ladungsnachweis erforderlich.

Praxishinweis

Jede GmbH hat zwei notwendige Organe: die Gesellschafterversammlung und einen oder mehrere Geschäftsführer. Dem Geschäftsführer obliegt die Führung der Geschäfte und er vertritt die Gesellschaft nach außen. Als das grundlegende Willensbildungsorgan der GmbH, werden in der Gesellschafterversammlung die Beschlüsse durch die Gesellschafter gefasst. Die Gesellschafterversammlung ist das primäre Medium für die Gesellschafter, um ihre gesellschaftsrechtlichen Rechte auszuüben, insbesondere das Teilnahmerecht, das Stimmrecht, das Rederecht und das Auskunfts-/Fragerecht. Hiermit korrespondiert das Beschlussmängelrecht bei Verletzung ihrer Rechte.

Bei der Beschlussfassung ist es wichtig, die gesetzlichen und satzungsrechtlichen Vorgaben zu beachten. Außerhalb von Vollversammlungen können leicht Fehler unterlaufen, die es wegen des strikten Rechtsfolgenregimes zu vermeiden gilt.

1. Vermeidung von Ladungsfehlern

• Ladungsfrist beachtet?
  
  Die Ladung zur Gesellschafterversammlung muss mindestens eine Woche vor der Versammlung versendet werden. In der Satzung können abweichende Fristen (kürzer oder länger) vorgesehen werden.

• Form beachtet?
  
  Das Gesetz sieht den eingeschriebenen Brief vor. Das Einwurfeinschreiben ist hier praktikabler als das Übergabeeinschreiben. Abweichend können in der Satzung auch andere Formen geregelt werden (z. B. E-Mail, Telefax oder auch SMS und Messenger-Systeme).
  
  Unabhängig von der konkreten Form, muss die Ladung Angaben zum Ort, Datum und Uhrzeit der Versammlung sowie die Tagesordnung enthalten.
  
  Der Beschluss des KG Berlin zeigt, dass die Registergerichte bei Zweifelsfällen (etwa, weil einer von wenigen Gesellschaftern (hier: zwei) nicht erschienen ist) einen urkundlichen Nachweis für die ordnungsgemäße Ladung verlangen. Ein solcher Nachweis kann durch die rechtzeitige Aufgabe des Einschreibens bei der Post bzw. das rechtzeitige Versenden der E-Mail erbracht werden.

• Alle Gesellschafter geladen?
  
  Es müssen alle Gesellschafter ordnungsgemäß geladen werden. Hierbei können alle (noch) vertretbaren Anstrengungen verlangt werden, etwa auch, um bekanntermaßen schwer erreichbare Gesellschafter über die Versammlung zu informieren.

2. Durchführungsfehler

Auch die Durchführung einer Gesellschafterversammlung wirft Problemfelder auf, die zur Unwirksamkeit von Beschlüssen führen können. Insbesondere die Verletzung der Teilnahme-, Rede- oder Stimmrechte gilt es zu vermeiden.

• Teilnahmerecht nicht unzulässig einschränken:
  
  Das jedem Gesellschafter zustehende Recht an einer Gesellschafterversammlung teilzunehmen, darf nur sehr begrenzt mit einem sachlichen Grund (etwa: wiederholte schwerwiegende Störungen) und nicht ohne Beachtung eines strengen Prozederes eingeschränkt werden [hierzu auch: Verletzung der Rechte des Aktionärs durch unberechtigten Ausschluss des Aktionärsvertreters von der Hauptversammlung]. Wichtig ist, dass auch der von einem einzelnen Abstimmungspunkt ausgeschlossen Gesellschafter (z.B. Beschlussfassung in eigener Sache), dennoch eingeladen werden muss und teilnehmen darf.

• Stimmrecht:
  
  Das Stimmrecht bemisst sich nach dem Wert des Geschäftsanteils. Stimmrechtsausschlüsse sind zwingend zu beachten. Und sofern einem Gesellschafter eine stärkere Position zugedacht werden soll, kann dies in der Satzung geregelt werden (z.B. Vetorechte, höhere Stimmgewichtung, etc.) und ist zu beachten.

In der Praxis ergeben sich im Zusammenhang mit Gesellschafterversammlungen eine Vielzahl von Fehlerquellen. Diese führen schlimmstenfalls dazu, dass Gesellschafterbeschlüsse nichtig oder anfechtbar sind. Gesellschafterversammlungen sollten daher mit größter Sorgfalt vorbereitet und durchgeführt werden. Optimierte Satzungsgestaltungen sind hierbei ein erster Ansatz.